Recruter dans une petite structure, c’est souvent une épreuve : peu de temps, peu de moyens, et parfois peu de candidatures. Pourtant, il est tout à fait possible d’allier efficacité, réactivité… et esprit d’équipe. En s’appuyant sur des outils simples et une organisation claire, même une TPE peut offrir un parcours de recrutement fluide et engageant – pour le candidat comme pour l’équipe.
Ce mois-ci, on vous raconte l’histoire de Malik, un entrepreneur qui a repensé son processus de A à Z pour recruter plus vite, mieux, et sans stress.

L’entrepreneur du mois : Malik, cofondateur d’un studio de motion design
Prénom : Malik
Activité : Studio de création graphique
Équipe : 5 personnes
Année de création : 2021

Depuis bientôt 4 ans, Malik dirige un petit studio de motion design spécialisé dans les projets à impact : ONG, causes environnementales, structures culturelles.
Quand vient le moment de recruter un·e nouveau·elle graphiste motion, il refuse de répéter les erreurs passées : annonces publiées à la va-vite, CV perdus, et candidats mal informés. Il veut un processus plus humain, plus collectif, et surtout plus fluide.

Les difficultés de Malik avant de digitaliser son processus

Malik n’a pas de service RH, et doit composer avec les urgences du quotidien. Son ancien processus de recrutement était loin d’être optimal :

• Les candidatures arrivaient en vrac dans sa boîte mail.
• Il triait manuellement les CV sur un vieux fichier Excel.
• L’équipe était peu impliquée dans les décisions.
• Les candidats ne recevaient pas toujours de réponse.

Bref, tout prenait un temps fou, pour un résultat souvent bancal.

Une organisation simplifiée grâce à l’automatisation

C’est pourquoi il est primordial de mettre de l’application sur la forme et le fond du recrutement. 

Malik commence par reprendre le contrôle sur la première étape : la gestion des candidatures. 
Fini les CV égarés et les relances oubliées. Sur les conseils de son expert-comptable, qui suit de près l’évolution de ses effectifs et des charges liées à l’embauche, il s’intéresse à des outils de gestion des candidatures adaptés aux petites structures.

Il opte pour Jobaffinity, une solution française pensée pour les TPE et PME. L’outil lui permet de :

• centraliser toutes les candidatures au même endroit
• automatiser l’envoi des mails de confirmation ou de refus
• programmer les entretiens sans échanges interminables

En quelques clics, il connecte Jobaffinity à son calendrier Google et à son adresse mail. Résultat ? Chaque nouveau·elle candidat·e reçoit une réponse personnalisée sans qu’il ait besoin d’écrire un mot.

Son expert-comptable l’aide à intégrer cet abonnement dans son budget RH et à comparer son coût avec celui de ses précédents recrutements (en temps passé et en frais). Ensemble, ils identifient un gain de productivité évident.

Recruter en équipe, même dans une petite structure

Pour Malik, un bon recrutement ne doit pas être uniquement sa responsabilité. Cette fois, il implique toute son équipe car l’idée est de recruter une personne à l’image des besoins et des tempéraments de l’ensemble de l’entreprise.

Avec ses collaborateurs, ils rédigent collectivement la fiche de poste sur Notion, en listant les vraies compétences attendues… mais aussi les qualités humaines essentielles pour bien s’intégrer.

Chaque membre de l’équipe participe ensuite à un entretien à un moment du processus, selon ses disponibilités. Ils utilisent une grille d’évaluation partagée, hébergée sur Google Forms, pour structurer leurs retours.

Malik crée un tableau de bord Trello partagé avec les différentes étapes du processus (pré-sélection, test, entretien, débrief). 
Chacun peut y accéder facilement, même depuis son téléphone.

Attention à la gestion des données personnelles :

Même avec des outils pratiques comme Google Forms, il est essentiel de veiller au respect du RGPD. Malik prend soin de ne pas inscrire de données sensibles ou nominatives dans les formulaires, et de paramétrer l’accès en mode restreint (équipe uniquement).

Fluidifier l’expérience candidat avec un parcours 100 % digital

Une autre priorité pour Malik : améliorer la qualité du parcours côté candidat. Il ne veut plus laisser des messages sans réponse ou envoyer des infos au compte-goutte.
Avec l’aide de son graphiste, il met en place une page “Recrutement” sur le site de l’entreprise, présentant l’équipe, les valeurs, le poste proposé et le déroulement du processus. 

L’annonce inclut un formulaire Typeform, conçu pour recueillir les candidatures de manière ciblée (disponibilité, attentes salariales, motivation…).

Une fois le test passé, chaque candidat reçoit un retour. Pour cela, Malik s’appuie sur un template d’email validé par l’équipe. 
Même les refus sont soignés : cela reflète les valeurs du studio.

Et pour l’intégration ? Un espace Notion partagé sert de kit d’intégration : présentation des outils, organigramme, projets en cours, accès aux outils de messagerie (Slack), etc.
Résultat : les retours des candidats sont très positifs. Même ceux non retenus saluent la clarté et la bienveillance du processus.

L’expert-comptable de Malik lui rappelle qu’un bon onboarding permet aussi de réduire les risques liés à la période d’essai. En structurant cette phase, il limite les pertes de temps et les frais liés à un échec d’intégration.

Recruter mieux, c’est aussi recruter plus rentable

À la fin du processus, Malik fait un point avec son expert-comptable. 
Ensemble, ils analysent :

• le coût total du recrutement
• le temps passé par chaque membre de l’équipe
• l’efficacité du canal utilisé pour la diffusion (LinkedIn, site, bouche-à-oreille…)

Ils en tirent un tableau comparatif, qu’ils utiliseront pour leurs prochains recrutements.
Ce bilan permet à Malik de justifier ses investissements numériques, tout en s’assurant qu’ils s’inscrivent dans une logique de rentabilité.

Synthèse sur les outils utilisés par notre entrepreneur, triés par besoins

• Jobaffinity : un logiciel français simple et accessible, idéal pour les petites structures. Il permet de centraliser les candidatures, automatiser les réponses (accusés de réception, relances, refus), et organiser les entretiens.

Impliquer l’équipe dans le recrutement

• Notion : pour co-rédiger la fiche de poste, partager les profils à évaluer et créer un espace collaboratif avec toute l’équipe.
• Google Forms : pour créer une grille d’évaluation partagée, remplie après chaque entretien par les membres de l’équipe.
• Trello : pour suivre visuellement l’avancée du processus de recrutement, étape par étape, avec une carte par candidat.

Améliorer l’expérience candidat

• Typeform : pour concevoir un formulaire de candidature fluide, attractif et personnalisé, avec possibilité d’ajouter un book ou une vidéo.
• Site vitrine (via Webflow ou Wordpress) : pour héberger une page "Recrutement" claire et à jour, mettant en valeur l’entreprise et son processus.

Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants

• Notion : pour créer un espace d’onboarding digital contenant les infos clés, les outils utilisés, et le planning des premières semaines.
• Slack : pour accueillir la recrue dans l’espace de communication de l’équipe et favoriser son intégration dès le premier jour.